I. Въведение
Системата предлага възможност за генериране на одиторски XML файл за НАП. Този файл се подава всеки месец от всички електронни търговци, прилагащи алтернативен режим за неприсъствени плащания. Файлът съдържа информация за всички направени поръчки в електронния магазин, по които са извършени доставки на стоки/услуги през месеца без значение от начина на плащане. Файлът е в XML формат, съгласно приложение №38 от Наредба №Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба №Н-18/2006 г.). Ако вашия електронен магазин е преработен като СУПТО или използва импортер към СУПТО не трябва да се подава такъв файл. Преди да се използва тази функционалност е необходимо да се декларира онлайн магазина в системата на НАП, за да се получи уникален № (чл. 52р от Н-18), който се попълва при въвеждане на информация за онлайн магазина в системата. Този номер е задължителен реквизит в XML файла и без него не може да се генерира валиден XML файл. Забележка: Файлът се подава от 1–во до 15-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. В рамките на периода на подаване могат да се подават многократно данни за един електронен магазин. За окончателни се считат последно подадените данни в рамките на периода на подаване.
II. Настройка на системата
За да активирате възможността за генериране на XML файл, влезте в "Настройки" > "Системни настройки", маркирайте отметката "Съвместимост с онлайн магазини", след което потвърдете избора си. В меню "Номенклатури" се появява подменю "Онлайн магазини", от което можете да добавите информация за вашите онлайн магазини (име, URL и уникален № от НАП) .
Забележка: Когато въведете вашите магазини срещу всеки от тях ще се появи системен номер (ID), който можете да използвате в API интеграцията за автоматично подаване на информация за поръчките.
III. Въвеждане на данни за платени поръчки
1. За всяка фирма (и физическо лице, което желае да се издаде фактура) се издава фактура. Важно е да не въвеждате празни редове в документите и да не попълвате процент отстъпка в документите. Ако работите с цени с ДСС, тогава променете от настройките на софтуера броя на знаците след десетичния разделител за единични цени да са 4. В дясната част се появява форма за въвеждане на информация за поръчките - номер и дата на поръчка и се избира онлайн магазина, в който е направена.
2. Ако плащането на поръчката е направено, чрез виртуален POS терминал се попълват допълнителни данни - (ЕИК/ ДДС № НА ДОСТАВЧИК НА VPOS), номер на VPOS и референтен номер на финансовата транзакция (Retrieval reference number RRN).
2.1. ЕИК/ ДДС № НА ДОСТАВЧИЦИ НА VPOS:
- Paysera - 205134012
- Stripe - IE3206488LH
- Айкарт АД - 175325806
2.2. Номера на VPOS можете да получите от вашия доставчик.
2.3. Референтен номер на финансовата транзакция се генерира след всяко плащане. Свържете се с вашия доставчик на VPOS ако не знаете къде на намерите този номер.
3. Ако няма нужда от издаване на фактура е необходимо да се издаде стокова разписка. Важно е за всяка платена поръчка в онлайн магазина да се издаде счетоводен документ (фактура или стокова разписка), тъй като чрез въведените документи се генерира одиторския XML файл, който се подава всеки месец в НАП.
4. Ако приемате плащания с кредитни/дебитни карти през виртуален POS терминал е необходимо да се изпраща електронна бележка за всяка платена поръчка. Това може да се направи автоматично чрез API, но може и ръчно. За целта се използват протоколите в системата. Необходимо е първо да влезете в "Настройки" > "Системни настройки" и да смените "ЗАГЛАВИЕ НА ПРОТОКОЛ" на "Електронна бележка". Тогава в менютата вместо протокол ще се изпише електронна бележка. В нея можете да въведете ръчно информация за платена поръчка и да генерирате PDF файл (с QR код), който се изпраща на клиента.
IV. Генериране на файл
XML файла за НАП се генерира от меню "Справки" > "Генериране на XML файл за НАП". Във формата, която се отваря се посочва онлайн магазина и се избира периода (месеца), за който желаете да включите информация за поръчките във файла, след което се натиска бутона "СПРАВКА".
Ако има въведени данни резултатите ще се визуализират на екрана. В списъка се показват всички поръчки от онлайн магазина, за които има издадени фактури и стокови разписки в системата и е въведен номер на поръчка. В горната дясна част се появява бутон "XML за НАП". След натискането му в браузъра се изтегля XML файл, който е необходим при подаване на информацията в системата на НАП.
V. Подаване на файла в системата на НАП
Преди да подадете файла можете да направите проверка за валидност на XML структурата в нашата система от тук.
След като влезете с КЕП в системата на НАП намерете услугата "Подаване на Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал.17 от Наредба № Н-18 от 2006 г. ". Отворете я и изберете файла, който генерирахте чрез www.fakturirane.com.
Забележка: Можете да напишете в търсачката над услугите "одиторски" за по-лесен достъп до услугата.
