Работа с клиенти

За по-бързо издаване на документи системата предлага възможност за организиране на номенклатурен списък с вашите клиенти. Списъкът е представен в табличен вид и е достъпен от главното меню "Клиенти" > "Списък с клиенти". Когато се издава нов документ, той може да се изведе на екран и с мишката да се посочи клиент. Съществуват три начина за добавяне на клиенти в списъка - ръчно добавяне, автоматично внасяне от Excel файл и автоматично добавяне при издаване на документ.

I. Ръчно добавяне

Формата за добавяне на нов клиент можете да отворите от главното меню "Клиенти" > "Добавяне на клиент". Тя е подредена в няколко раздела (таба), като най-важните и задължителни полета се намират в първия таб "Фирмени данни".

Fakturirane.COM използва базата данни на НАП с регистрираните фирми по ЗДДС (Закон за данък върху добавената стойност) и ако се въведе ЕИК на фирма регистрирана по ЗДДС и се натисне клавиша Tab, тогава нейните данни се попълват автоматично в полетата.

  • ЕИК/ЕГН - в зависимост от това дали вашият клиент е юридическо или физическо лице се попълва ЕИК или ЕГН. Вдясно от това поле е разположена отметка "Проверка за валидност", която е включена по подразбиране. Ако клиентът, който въвеждате е чуждестранно лице или фирма е необходимо да я изключите или да натиснете отметката "Чужденец".
  • ИН ПО ДДС - попълва се само ако вашия клиент има регистрация по ЗДДС. За по-бързо попълване можете да използвате отметката вдясно от това поле.
  • Телефон - използва се в някои от шаблоните при печат на документ. При използване на системата през смартфон се предоставя възможност за бързо избиране на клиента.
  • Email - използва се само ако издадените документи се изпращат чрез email до клиента. При използване на системата през смартфон се предоставя възможност за бързо писане на електронно съобщение до клиента.
  • Наименование - използва се при печат на документите на български език. По това поле клиентите могат да бъдат търсени и откривани.
  • Чужденец - отметката се маркира ако клиентът е чуждестранно юридическо или физическо лице. Когато отметката е маркирано, отметките за проверка на валидност на ЕИК автоматично се изключват.
  • Населено място - попълва се населеното място от данъчния адрес.
  • Пощенски код - попълва се пощенски код на населеното място.
  • Данъчен адрес - попълва се данъчния адрес на клиента без населеното място.
  • МОЛ - попълва се МОЛ на фирмата.
  • Получател - попълва се получателя на документа.

Информацията въведена на кирилица, може да бъде въведена и на английски език в съответните полета - Name, Location, Postcode, Address, Managing Director, Recipient. Тези полета се използват при печат на Invoice. Ако със системата няма да бъдат издавани документи на английски език, тогава не е нужно тези полета да бъдат попълвани.

II. Aвтоматично внасяне от Excel файл

Тази опция се използва ако вече имате Excel файл (XLS или XLSX) с информация за клиентите. Може и да се използва за импортиране на данни от друг програмен продукт, които позволява експорт на клиентите в Excel файл. Важно е файлът да не съдържа антетка и информацията за клиентите да започва от първия ред. Подредбата на колоните е следната: A - "Име", B - "Населено място", C - "Адрес", D -"ЕИК", E - "ИН по ДДС", F - "Телефонен номер", G - "Email адрес", H - "МОЛ", I - "Получател", J - "IBAN номер", K - "Допълнителни бележки".

III. Aвтоматично добавяне при издаване на документ

При издаване на нов документ и клиентът не съществува в номенклатурния списък, той автоматично се добавя, като се използва информацията въведена в документа.


Други възможности

За всеки клиент могат да бъдат добавени допълнителни бележки. За целта се използва поле, в което могат да бъдат вписвани бележки като свободен текст. Предвидени са също и полета за записване на пощенски адрес за кореспонденция, както и поле за банкова сметка (IBAN номер).

В списъка с клиенти, срещу всеки клиент има бутон, чрез който може да се премине към режим на издаване на документи, като клиентските данни се запълват автоматично.