Издаване на фактура

Това е главната функция на Fakturirane.COM. Издаването на фактура, както и на всеки друг документ се извършва по подобен начин. За да се издаде документ е необходимо да се натисне съответната икона на началния екран на програмата. Издаване на документ може да се направи и от меню "Издаване", напр. "Издаване" > "Фактура/Известие". Ако знаете на кой клиент ще издавате фактура, можете да го откриете в списъка и да натиснете иконката за издаване на документ, която е разположена на същия ред, вдясно от него.

С цел по-лесно въвеждане, във формата за издаване на фактура има няколко обособени раздела - клиентска информация, информация за доставчик, главни реквизити на фактурата (номер, дата, място), Invoice валута и курс, редове със стоки и услуги, получател и съставител, начин на плащане и пояснение.

I. Клиентска информация

  • ЕИК/ЕГН - ЕИК или ЕГН на клиент. По подразбиране винаги се прави проверка за валидност, но има опция (отметка вдясно от това поле), чрез която тази проверка може да бъде изключена (ако въвеждате информация за чужестранно лице). В случай, че клиентът е частно лице и не знаете неговия ЕГН, тогава можете да въведете служебните стойности 000000000 или 999999999, които преминават успешно проверката за валидност. Ако вече имате въведен клиент в номенклатурния списък, можете да въведете само неговия ЕИК номер и да натиснете клавиша Tab (или преминете в друго поле) и всички полета от този раздел ще се попълнят автоматично.
  • ИН по ДДС - тук се въвежда номер по ДДС ако лицето има регистрация по ЗДДС. Номерът започва с BG за българските фирми и в повечето случаи продължава с ЕИК номера.
  • Име на клиент - тук се въвежда името на клиента. Ако въведете няколко букви от името на клиент и в базата с данни се засече съвпадение, тогава на екрана ще ви се покаже списък за бързо въвеждане. Ако съвпадението е само едно, можете да натиснете клавиша Enter и всички полета от този раздел ще се попълнят автоматично. Иконката вдясно от това поле и друга възможност за избор на клиент. Когато се натисне, на екрана излиза прозорец за бърз избора на клиент. Ако вече сте въведли някакви букви в това поле, информацията в тази форма се филтрира спрямо въведения текст.
  • Населено място - в това поле се въвежда населеното място на клиента от данъчния му адрес. Ако решите можете да попълните и пощенския код на населеното място
  • Данъчен адрес - в това поле се въвежда данъчния адрес. Най-добре е да се въвежда без населено място и пощенски код.
  • МОЛ - Материално-отговорно лице на клиента.

II. Информация за доставчик

Попълва се еднократно в началото, още преди да се издаде първия документ. Информацията се въвежда от меню "Настройки" > "Фирмен профил".

III. Главни реквизити на фактура

  • Вид на документ - попълва се автоматично в зависимост от избора, който сте направили. Единствено се попълва ако е необходимо да се издаде кредитно или дебитно известие.
  • Номер на документ - попълва се автоматично в зависимост от стартовия номер, който е зададен за съответния обект. Стартовите номера на документите се управляват от меню "Настройки" > "Обекти и номерация".
  • Основание за изменение - полето се вижда само когато се издава кредитно или дебитно известие.
  • Дата на издаване - дата на издаване на документа. По подразбиране в полето е избрана текущата дата, но тя може да бъде променена при необходимост.
  • Към документ № - незадължително поле. Използва се за попълване на номер на проформа-фактура (ако има такава).
  • От дата - незадължително поле. Използва се за попълване на дата на проформа-фактура (ако има такава).
  • Събитие - дата на данъчното събитие. Попълва се автоматично с днешна дата.
  • Място на сделката - попълва се автоматично. Ако се издават документи от различни места, те могат да бъдат въведени предварително в системата от меню "Настройки" > "Обекти и номерация". Всеки допълнителен обект, може да ползва както различна номерация, така и основната номерация на системата. Ако се използва различна номерация, при смяна на обекта, номерът на документа се променя автоматично.

IV. Invoice валута и курс

Този раздел се вижда само ако е включена допълнителната съвместимост за печат на английски език (Invoice). Това се осъществява от меню "Настройки" > "Invoice настройки". В него се посочват валутата, в която ще се разпечатва фактурата на английски език (Invoice) и курса, спрямо който ще се преобразуват сумите от лева в съответната валута.

V. Редове със стоки и услуги

Във всеки документ можете да въведете до 50 реда. При издаване на нов ред по подразбиране се появява само един ред, но винаги можете да добавите допълнителни редове от бутона "Добавяне на ред".

Всеки ред съдържа полета за въвеждане на на стока/услуга, количество, мерна единица, цена и търговска отстъпка в %. Ако предварително стоките/услугите са организирани в номенклатурен списък, информацията може да се попълни автоматично след избор.

Под редовете, в същия раздел са вмъкнати няколко служебни полета:

  • Основание за нулева ставка или неначисляване на ДДС - попълва се само ако се издава документ с ДДС 0%
  • Платен документ - всеки документ може да бъде маркиран като платен. Благодарение на този маркер в системата могат да се извеждат справки за неплатени документи.

VI. Получател и съставител

В тези полета се попълват имената на получателя и съставителя на документа. Ако се избере клиент от номенклатурата, името на получателя се попълва автоматично (ако е попълнен получател в профила на клиента). Името на съставителя се попълва автоматично. Системата предлага възможност за въвеждане на повече от един съставител от настройките. Когато това е направено, във формата излиза икона за избор от списък.

VII. Начин на плащане

В този раздел може да се посочва начина на плащане на документа. Ако изберете плащане по банка, тогава на екрана излиза допълнително поле за въвеждане/избор на IBAN. Тези полета също могат да бъдат настроени, така че да не се налага да се попълват всеки път.

VIII. Пояснение

При необходимост в това поле се вписват допълнителни бележки - относно плащането или др.

Когато попълните всички задължителни полета е необходимо да натиснете бутона "ЗАПИС", за да съхраните въведената информация в базата с данни. След като документът е записан, на екрана ще се появят допълнителни бутони - "НОВ ДОКУМЕНТ", "ПЕЧАТ НА ОРИГИНАЛ", "ПЕЧАТ НА КОПИЕ", "ГЕНЕРИРАНЕ НА PDF", "ИЗПРАЩАНЕ ДО КЛИЕНТА", "АНУЛИРАНЕ", чрез които можете да оперирате със съхранения документ. Тези функции са достъпни и от списъка с документи.