Настройки на онлайн системата

I. ФИРМЕН ПРОФИЛ

В този раздел се попълва информацията за фирмата-доставчик. Данните попълнени в тази форма (с изключение на полетата за електронна поща) се показват в издадените документи, затова е важно да бъдат правилно и коректно изписани. ЕИК се попълва при регистрация и не може да бъде променят. Въведете ИН по ДДС ако фирмата е регистрирана по ЗДДС. Полето "Email на счетоводство" не е задължително. То се попълва само ако сте решили да изпращате документите автоматично през системата до счетоводството. Ако документите се издават от различни съставители, тогава въведете имената на останалите съставители (по един на ред) в полето "Други съставители". Ако попълните имена в това поле, при попълване на документ ще се появи меню за избор на съставител.

II. БАНКОВИ СМЕТКИ

Тук въведете вашите фирмени сметки, по които ще получавате плащания по фактурите. Ако въвеждате българска сметка, тогава можете да въведете само IBAN номера. Останалата информация (име на банка и BIC) ще се попълни автоматично. Към всяка сметка има възможност да се попълни допълнително пояснение, което спомага за по-лесно разпознаване при избор от списък.

III. ОБЕКТИ И НОМЕРАЦИЯ

Тук можете да посочите местата на сделките (търговските обекти от където издавате документи), както и номерацията за всеки вид документ. Номерата на документите са съставени от 10 цифри, но ако не въведете десет цифрено число, тогава то се допълва автоматично отляво с нули. Номерацията е последователна, така че ако вече имате издадени документи и въведете по-голям номер от номера на последния издаден документ, системата няма да отчете въведения от Вас номер, а ще постави следващия пореден. За всеки обект можете да посочите отделна номерация, но можете и да работите с обща номерация за всички обекти.

IV. АВТОМАТИЧНИ НАСТРОЙКИ

В този раздел можете да попълните стойности на някои полета, които да се запълват автоматично, така че да настройте по-прецизно системата и да ускорите процеса на издаване на документи. Например ако издавате фактури, които се плащат по банков път, можете да изберете автоматично да се попълва "Плащане по банка" и номера на банковата сметка. При издаване на нов документ тези стойности ще се отбелязват автоматично и няма да има нужда ги въвеждате. Следва описание на всички настройки.

  • Форма на плащане - изберете начин на плащане, който ще се запълва автоматично при нова фактура. Обикновено се въвежда начина, по който получавате най-често плащанията по фактурите
  • Банкова сметка - ако получавате плащанията по банков път, тук отбележете сметката, по която постъпват плащанията. Необходимо е да сте въвели сметките предварително в системата от меню "Настройки" > "Банкови сметки"
  • Маркиране на документа като платен при издаване на фактура - отбележете това поле ако желаете новите фактури да се маркират автоматично като платени. Ако получавате плащанията след издаване на фактура, тогава е по-добре да изключите тази опция.
  • Цифри след десетична запетая за единични цени - тук можете да отбележите броят цифри след десетичната точка. Обикновено се работи с 2 цифри, но в някои случаи е възможно да се използват и повече
  • Цифри след десетична запетая за суми - тук можете да отбележите броят цифри след десетичната точка за сумата (ед. цена x к-во) на реда във фактурата. Обикновено се работи с по 2 цифри, но в някои случаи е възможно да се използват и повече
  • ДДС % - можете да зададете за всеки вид документ (фактура, проформа-фактура, разходна фактура, ст. разписка или протокол) първоначална данъчна ставка (ДДС %). Този процент може да бъде променян и в процеса на издаване в самия документ.
  • Срок на плащане - можете да зададете за всеки вид документ (фактура, проформа-фактура, разходна фактура, ст. разписка или протокол) сток на плащане. Стойностите варират от 1 ден до 3 месеца.
  • Заглавие на протокол - от тук можете да променяте заглавието при печат на протокол. Възможни стойности са: приемо-предавателен протокол, протокол, поръчка, опис, оферта, гаранционна карта, заявка, потвърждение на заявка и договор.
  • Заглавие на стокова разписка - от тук можете да променяте заглавието при печат на стокова разписка. Възможни стойности са: стокова разписка, складова разписка, гаранционна карта, заявка, потвърждение на заявка и търговски документ.
  • Шаблон при печат - в системата съществуват няколко вида шаблони при печат на документ. От тук можете да си изберете този, който ви допада най-много.
  • Печат на шифър - можете да включите печат на шифър, в долната дясна част на всеки документ. Шифърът не е задължителен.
  • Основна валута - от тук можете да променяте основната валута на системата. Системата е предназначена за български фирми, но при необходимост можете да промените основната валута на някаква друга, напр. EUR.
  • Стартов прозорец - това е екрана, който се зарежда веднага след вход в системата. Ако не използвате началния екрана на системата, от тук можете да направите, така че да влизате директно в нова фактура, в списък с фактури или в модул "Склад". Възможни са и други опции.
  • Снимка на начална страница - изображението, което се показва вляво на началната страница може да бъде променено от тук.
  • Брой документи на страница - можете да зададете броя на показваните редове в списъците както за всеки вид документите (фактура, проформа-фактура, разходна фактура, ст. разписка или протокол), така и за клиентите, стоките и банковите сметки.
  • Проверка за съществуващи клиенти по ЕИК при добавяне - отбележете тази опция ако не желаете да добавяте в списъците клиенти с еднакви ЕИК или ЕГН номера.
  • Автоматично дописване на артикули при издаване на документ - отбележете тази опция ако желаете когато започнете да въвеждате името на стока или услуга да ви се показва помощен списък със съвпадения от номенклатурния списък със стоки и услуги. Изключете тази отметка ако желаете да използвате стандартната функция на браузъра, с който работите.
  • Заключване на редакция на стари документи - от тук можете да заключите за редакция документите, които са издадени през предходните месеци. Тази опция е много полезна ако имате навика да променяте стари документи без да уведомявате счетоводството.
  • Редовете с отрицателни суми не влияят на данъчната основа - ако желаете редовете с отрицателна сума (напр. авансови плащания) да не влияят на данъчната основа, тогава маркирайте тази отметка.

V. ЕКСПОРТ НА ДАННИ

Този раздел е предназначен главно за собственици на онлайн магазини или друг вид софтуер, които желаят да извличат автоматично инфорамция от Fakturirane.com. В момента е разработен експорт на продукти в JSON и XML формат, както и към CloudCart онлайн магазини. Ако имате нужда от друг вид експорт ни пишете, за да го включим.

VI. INVOICE НАСТРОЙКИ

Чрез Fakturirane.com всяка фактура може да бъде разпечатана и на английски език. Настройката за печат на Invoice се активира от меню "Настройки" > "Invoice настройки". Необходимо е да се маркира отметката "Включване на допълнителна съвместимост за печат на английски език (Invoice)", да се попълнят фирмените данни на английски език и да се избере основната валута при печат на Invoice.

След активиране на допълнителната съвместимост, при издаване на документ се появява опция за избор на валута и курс спрямо лв. По подразбиране валутата за Invoice е избраната за основна валута, но може да се промени винаги с една от 14-те чуждестранни валути (AUD, GBP, EUR, CAD, NZD, NOK, PLN, RON, RUB, TRY, CHF, USD, ZAR, JPY) заложени в системата. Част от допълнителните валути могат да бъдат деактивирани и в системата да останат само тези, с които се работи. При печат на Invoice всички цени се преобразуват автоматично от лв. в избраната валута спрямо посочения курс. Курсовете на валутите могат да бъдат зададени от настройките, така че да не се въвеждат всеки път. Ако в системата липсва валута, която е необходима, тя може да бъде добавена от екипа.

Разпечатването на Invoice се осъществява от списъка с фактури. След като се избере иконата за печат срещу съответния документ, на екрана се показва падащ списък, в който има опции за разпечатване на документа на английски език, както и съхраняването му в PDF формат

VII. ОСНОВАНИЯ

Ако не издавате фактури с 0% ДДС можете да пропуснете този раздел. Системата предлага възможност за добавяне на нови основания за нулева ставка или неначисляване на ДДС, които да бъдат лесно избирани с мишката при издаване на фактура. Всяко основание може да се въведе както на български език, така и на английски (използва се при печат на Invoice).

VIII. МЕРНИ ЕДИНИЦИ

Имате пълна свобода да изберете мерните единици, с които желаете да работите. В системата са заложени над 70 мерни единици, но ако все пак не откривате единицата, която ви е необходима, можете да ни пишете, за да я добавим.

IX. ДОСТАВЧИЦИ

Ако въведете предварително вашите доставчици в системата, когато добавяте нова стока или услуга, можете да посочите кой е доставчика ѝ. Можете да филтрирате информацията по доставчик както в списъка със стоки и услуги, така и в някой справки в модул "Склад".

X. СЛУЖИТЕЛИ

Когато се налага да предоставите достъп до системата на ваш служител или счетоводител, можете да използвате тази опция. За всеки добавен служител се въвежда нова парола, различна от основната. Ако желаете, можете да отбележите правата, с които да разполага след вход в системата:

  • Може да вижда списък с фактури
  • Може да вижда всички фактури
  • Може да издава и редактира фактури
  • Може да вижда списък с проформа фактури
  • Може да издава и редактира проформа-фактури
  • Може да вижда списък със стокови разписки
  • Може да издава и редактира стокови разписки
  • Може да вижда списък с протоколи/оферти
  • Може да издава и редактира протоколи/оферти
  • Може да вижда последно издадени документи
  • Може да вижда меню "Артикули"
  • Може да редактира артикули
  • Може да вижда меню "Справки"
  • Може да вижда меню "Настройки"
  • Може да вписва количества
  • Може да изписва количества
  • Може да проверява текущо количество
  • Достъп до "Складови движения"
  • Може да вижда справка "Складови движения"
  • Може да вижда справка "Доставки"
  • Може да вижда справка "Изписвания"
  • Може да вижда справка "Текущи наличности"
  • Може да вижда справка "Обороти и печалби"

XI. СИГУРНОСТ

При необходимост паролата за достъп може да бъде променена по всяко време. Друг вид защита е ограничаването на достъпа до системата по IP адрес. Ако работите от компютри със статични IP адреси, можете да въведете техните адреси в списък. Системата няма да позволи достъп до IP адрес, който не присъства в списъка.

XII. АБОНАМЕНТ

В този раздел можете да разберете колко дни остават до края на вашия абонамент. От тук се задейства процедурата по подновяване на абонамента. Можете да изберете срок (6 месеца, 1 или 2 години), както и начин на плащане (банков превод, с кредитна карта или чрез ePay.BG). Ако изберете плащане чрез банков превод, на следващата стъпка имате възможност да свалите проформа-фактура и да разпечатате платежно нареждане.