Модул "Сервиз" във Fakturirane.com е предназначен за управление и проследяване на сервизни дейности и ремонти. Чрез него можете лесно да регистрирате приемането на устройства за ремонт, да описвате установените проблеми, да добавяте вложени резервни части и извършен труд, както и да следите статуса на всеки ремонт и неговото плащане.
1. Списък с ремонти
В секцията „Списък с ремонти“ можете да преглеждате и управлявате всички регистрирани сервизни поръчки.
За по-лесно намиране на конкретен ремонт са налични следните възможности:
- Търсене – по номер на поръчка, клиент, продукт и други данни.
- Филтриране по период – избор на начална и крайна дата, за да прегледате ремонтите за определен период.
- Филтриране по статус на плащане – преглед на платени, частично платени или неплатени ремонти.
- Филтриране по статус на ремонта – бързо намиране на ремонти според текущия им етап на изпълнение.
Това позволява лесно проследяване на всички текущи, приключени и отложени сервизни поръчки.
2. Добавяне на нов ремонт
За да регистрирате нова сервизна поръчка, изберете опцията за добавяне на нов ремонт.
Формулярът съдържа няколко групи полета, чрез които можете да въведете цялата необходима информация за клиента, устройството и извършената сервизна дейност.
2.1. Основна информация за ремонта
В тази секция се въвеждат основните данни за сервизната поръчка:
- Дата – дата на приемане на устройството.
- Приоритет – определяне на приоритета на ремонта, например стандартен.
- Клиент – избор на съществуващ клиент или въвеждане на данни за нов клиент.
- Телефон и имейл – контактна информация за връзка с клиента.
При необходимост могат да бъдат добавени и фирмени данни на клиента.
2.2. Информация за устройството
В тази секция се описва устройството, което се приема за ремонт:
- Тип продукт – избор на категория на устройството.
- Гаранция – посочване на гаранционния статус.
- Марка – производител на устройството.
- Модел – конкретен модел.
- Фабричен номер – сериен или идентификационен номер на устройството.
Тези данни помагат за по-точна идентификация и проследяване на приетите за ремонт устройства.
2.3. Вложени части и материали
Във формуляра има възможност да добавяте резервни части и материали, използвани при ремонта.
Частите могат да бъдат избирани от предварително въведения каталог на софтуера чрез търсене по име или номер. Можете да добавяте няколко различни артикула, като за всеки се посочват:
- Наименование на частта.
- Количество.
- Единична цена.
- Обща стойност.
Цените на добавените части са крайни и включват ДДС.
2.4. Цена за труд и обща стойност
Освен вложените части и материали можете да въведете и отделна цена за извършения труд.
Системата автоматично изчислява общата стойност на ремонта, като включва стойността на всички добавени части и цената за труд.
Обща стойност = Части и материали + Труд
Всички суми се визуализират в евро (EUR).
2.5. Описание на проблема и извършената дейност
За по-подробна информация относно ремонта са предвидени две текстови полета:
- Описание на симптомите и състоянието на устройството – тук се описват проблемът, установените неизправности и състоянието на устройството при приемането му.
- Описание на извършения труд и техническа експертиза – тук се записват извършените действия, направените проверки, установените причини за повредата и резултатът от ремонта.
Тази информация позволява да се съхранява пълна история на извършената сервизна дейност.
2.6. Статус на плащането
За всяка сервизна поръчка можете да зададете един от следните статуси на плащане:
- Да – ремонтът е напълно платен.
- Частично – клиентът е заплатил само част от дължимата сума.
- Не – ремонтът все още не е платен.
Така лесно можете да следите финансовото състояние на всяка сервизна поръчка.
2.7. Статус на ремонта
За проследяване на процеса по обслужване на устройството можете да изберете един от следните статуси:
- Приет – устройството е прието за ремонт.
- Отложен – ремонтът е временно отложен.
- Тестване – извършва се проверка и тестване на устройството.
- Готов – ремонтът е приключен и устройството е готово за предаване на клиента.
2.8. Статус на клиента
Предвидени са и две отметки, чрез които можете да отбележите:
- Уведомен – клиентът е информиран за състоянието или приключването на ремонта.
- Взел продукта – устройството е предадено обратно на клиента.
Тези отметки улесняват проследяването на комуникацията с клиента и предаването на готовите устройства.
2.9. Служебни бележки
Полето „Служебни бележки“ е предназначено за допълнителна вътрешна информация, свързана с ремонта. В него могат да се записват уточнения, коментари или други важни детайли, които са полезни за сервизния екип.
3. Настройки на модул "Сервиз"
Преди започване на работа с модула е препоръчително да направите необходимите предварителни настройки.
В секцията „Настройки на модул Сервиз“ можете да управлявате следните списъци:
3.1. Типове продукти
Можете да добавяте различни типове продукти, които обслужвате във вашия сервиз – например компютри, лаптопи, принтери, телефони и други.
След като бъдат добавени, тези типове ще се появяват в падащия списък при регистриране на нов ремонт.
3.2. Техници
Можете да добавяте имена на техници, които работят в сервиза.
Въведените техници ще бъдат достъпни за избор от списък при създаване на нова сервизна поръчка.
Предварителното попълване на тези списъци улеснява работата и осигурява по-добра организация при въвеждането на нови ремонти.
4. Печат на информация за ремонта
Модулът предоставя възможност за отпечатване на информацията за всяка сервизна поръчка.
Предвидени са два варианта за печат:
- Печат с цени – съдържа информация за ремонта, вложените части, извършения труд и съответните цени.
- Печат без цени – съдържа информация за сервизната поръчка и устройството, без да се показват финансовите стойности.
Това позволява да отпечатате документ за приемане или обслужване на устройството, съобразен с конкретните нужди на сервиза.
Заключение
Модулът "Сервиз" предоставя удобен начин за организиране и проследяване на сервизните поръчки – от приемането на устройството до приключването на ремонта и предаването му на клиента.
Чрез съчетаването на информация за клиентите, устройствата, вложените части, труда и плащанията, модулът помага за по-добра организация и контрол върху ежедневната работа на сервиза.
Модулът се развива и надгражда постоянно, така че ако имате нужда от допълнителни функции е необходимо да ни ги опишете и изпратите.
